اختيار اللغة : عربي | English

          وزارة النفط 
شركة مصافي الجنوب(شركة عامة)

 

دليل سير المعاملات 
في شركة مصافي الجنوب (شركة عامة)

فهرس الموضوعات

الموضوع                                                  رقم الصفحة                                                 
أولاً التعيين -------------------------------------------------------------------   1  
ثانياً: اعادة التعيين -------------------------------------------------------------  2
ثالثاً: الاحالة على التقاعد -------------------------------------------------------  3
رابعاً: الاجراءات والمستمسكات المطلوبة الاكمال معاملة الموظف المخطوف ------  4
خامساً: اجراءات سير عمل المناقصات والطلبيات --------------------------------  5
سادساً: الاجراءات المنتخذة بعدم تعارض خطوط الانابيب ------------------------  6
مع المنشات العامة والخاصة
سابعاً: الاجراءات المتخذة لتدريب لطلبة الكليات والمعاهد -------------------------  7

فهرس الاشكال 

الشكل                                                       رقم الصفحة     
نموذج استمارة تعيين----------------------------------------------------    14


الإجراءات المتخذة بصدد انجاز المعاملات
أولاً: التعيين
من أهم الأعمال الإدارية لقسم إدارة الموارد البشرية والمناطة به والتي يكلف بإنجازها هي تعيين الموظفين وسد الشواغر وتلبية احتياجات التشكيل من القوى العاملة لاستمرار وديمومة الفعاليات التشغيلية الحالية والمستقبلية.
وفيما يلي إيجاز سير معاملات التعيين في هذه الشركة متخذين بنظر الاعتبار تسهيل واختصار الجهد والزمن لتقليل العبء على كاهل المواطنين.
فمن متطلبات التعيين ما يأتي:
1.    تأليف لجنة التعيينات في الشركة تتضمن اختصاصات إدارية وفنية لتكليفها بأعمال المقابلة والاختبار.
2.     توحيد الاحتياجات الفعلية لأقسام الشركة من الاختصاصات من القوى العاملة البشرية.
3.    توفر الشاغر في الملاك وتوفير التخصيص المالي اللازم.
4.     الإعلان عن الدرجات الشاغرة والمؤهلات المطلوبة في الصحف الشائعة والمعروفة لإيصال الإعلان إلى اكبر وأوسع شريحة اجتماعية ومبين فيه الأتي:-
أ‌-    الوظيفة والشهادة الدراسية والاختصاص.
ب‌-     العدد المطلوب.
ت‌-    المستمسكات المطلوبة.
ث‌-    الموعد والمكان والفترة المحددة للتقديم. 
5.    تشكيل لجنة استلام طلبات التعيين من المواطنين ضمن الفترة المحددة للتقديم.
6.    إجراء المقابلة والاختبار الشفوي والتحريري والعملي حسب نوع وطبيعة الوظيفة الشاغرة.
7.    اختيار العدد المطلوب للتعيين كأصلاء وعدد محدود كاحتياط .
الإجراءات المتخذة عند التقديم:
   طبع كافة الخطوات الواجبة اتخاذها ووضعها في لوحة الإعلانات في استعلامات التشكيل لغرض تهيئة ذلك من قبل طالب التعيين بصورة كاملة وأهم تلك الخطوات:-
1.    تهيئة فايل مانيلا لوضع كافة المستمسكات القانونية المطلوبة فيه  ، وأهمها (الاستمارة المخصصة للتقديم للتعيين،صورة شهادة الجنسية العراقية ,صورة هوية الأحوال الشخصية ,صورة بطاقة السـكن  ,وثيقة التخرج الأصلية)) , ويقدم خلال ثلاثون يوما" من تاريخ نشر الإعلان إلى لجنة استلام طلبات التعيين.
2.    فرز الطلبات المستوفية للشروط والمستمسكات المطلوبة من قبل لجنة استلام الطلبات (خلال أسبوع واحد , أو أسبوعين وحسب عدد المتقدمين لتوخي الدقة). 
3.    نشر الأسماء المستوفية للشروط والمستمسكات المطلوبة في لوحة الإعلانات وعلى الموقع الالكتروني للشركة وتحديد موعد لمقابلة المتقدمين للتعيين من قبل لجنة التعيينات الدائمة المشكلة في الشركة (خلال عشرة أيام من انتهاء إجراءات الفقرة (2) أعلاه).
4.    بعد ان يتم اختيار الشخص المناسب لوظيفة ما والمصادقة على قرار اللجنة الدائمة من قبل مدير عام الشركة , يتم رفعها إلى الوزارة للمصادقة عليها (خلال أسبوعين من تاريخ انتهاء أعمال اللجنة أعلاه).
5.    بعد مصادقة الوزارة يتم الإعلان عن أسماء المقبولين للتعيين في لوحة الإعلانات في استعلامات الشركة وموقعها الالكتروني , وتحديد فترة (30) يوماً للمراجعة وبعدها يسقط حق المتقدم في التعيين وترشيح الاحتياط بدلاً عنه، كما ويمكن الاتصال به عن طريق هاتفه الخلوي لغرض إكمال مستمسكات التعيين.
6.     إحالة المرشح للتعيين إلى إحدى المستوصفات الطبية لإجراء الفحص الطبي للتأكد من سلامته ومدى ملامته للوظيفة المطلوب إشغالها وتكون نتيجة الفحص الطبي من المستمسكات الرئيسية والأساسية في ملف التعيين.
7.    يقدم المعين إقرار بعدم التعيين سابقاً في دوائر الدولة وكذلك إملاء الاستمارات التي تحتاجها الشركة والتعهدات الأخرى.
8.    تدقيق المستمسكات والتأكد من اكتمالها وبعد إجراء صحة صدور الوثائق الدراسية يتم إصدار أمر إداري بالتعيين متضمن ما يلي ( اسم الموظف الرباعي واللقب والتحصيل الدراسي والاختصاص , والعنوان الوظيفي والدرجة الوظيفية ومقدار الراتب والتولد) (خلال ثلاثة أيام).
9.    المباشرة بالوظيفة وإصدار أمر إداري بتاريخ المباشرة والمخصصات الممنوحة وإعطاء نسخة إلى القسم المالي وقسم تكنولوجيا المعلومات في الشركة للشروع باحتساب الراتب المثبت في أمر التعيين والمخصصات أعلاه (خلال ثلاثة أيام من وصول مذكرة المباشرة).

ثانياً: إعادة التعيين 

وتشمل الحالات التالية:-
1.    (المستقيل-المستغنى عن خدماته- تارك الخدمة-المتقاعد الذي لم يبلغ السن القانوني)
ولغرض الشروع في إنجاز معاملة الإعادة يقدم المواطن طلب إعادة إلى الخدمة موضح مبررات خروجه من الخدمة وإعادته إلى الخدمة ويجب أن يستوفي الشروط التالية:-
•    وجود حاجة فعلية للموظف.
•    توفر درجة شاعرة في الملاك.
•    تقديم المستمسكات الثبوتية.
•    عدم ممانعة من دائرته.
•    مفاتحة الوزارة للحصول على الموافقة بالإعادة (خلال يومان من حصول موافقة المدير العام). 
•    بعد ورود موافقة الوزارة مباشرة" يتم إحالة المعاد تعيينه إلى إحدى المستوصفات الطبية لإجراء الفحص الطبي للتأكد من سلامته ومدى ملامته للوظيفة وتكون نتيجة الفحص الطبي من المستمسكات الرئيسية والأساسية في ملف إعادة التعيين.
•    إصدار أمر إداري بإعادته إلى الوظيفة مبين فيه عنوان وظيفته ودرجة الراتب (خلال ثلاثة أيام).
•    المباشرة بالوظيفة وإصدار أمر إداري بتاريخ المباشرة والمخصصات الممنوحة وإعطاء نسخة إلى القسم المالي وقسم تكنولوجيا المعلومات في الشركة للشروع باحتساب الراتب المثبت في أمر إعادة التعيين والمخصصات أعلاه (خلال ثلاثة أيام من وصول مذكرة المباشرة).
2.    وتشمل إعادة المفصولين السياسيين إلى الخدمة
لغرض انجاز معاملة إعادة المفصولين من الوظيفة لأسباب سياسية أو تاركي العمل لنفس الأسباب فيتم أعادتهم إلى الخدمة الوظيفية بعد توفر شروط الفصل السياسي للموظف والتي نص عليها القانون رقم (24) لسنة 2005 (قانون المفصولين السياسيين) وفق قرار اللجنة المركزية لإعادة المفصولين السياسيين/وزارة النفط.
وبعد ان يقدم الشخص المستمسكات التي تؤيد الفصل السياسي والموضحة في القانون أعلاه والتأكد من صحة صدورها من قبل اللجنة الفرعية في الشركة يتم إحالة طلبه إلى اللجنة المركزية للمفصولين السياسيين في مركز الوزارة وبدورها ترفعها إلى لجنة التحقق في الأمانة العامة لمجلس الوزراء لغرض تقرير إعادة تعيينه واحتساب فترة الفصل السياسي له ,حيث تقرر لجنة التحقق أعلاه مقدار فترة الفصل لتضاف إلى خدمته السابقة ومن ثم تعديل عنوانه الوظيفي وراتبه وبعد اجتياز الدورات الحتمية اللازمة للحصول على العنوان الوظيفي.
ثالثاً: الإحالة إلى التقاعد
1.    التقاعد لإكمال السن القانوني او لأسباب صحية او بناءاً على طلب الموظف
عند صدور الأمر الإداري بإحالة الموظف إلى التقاعد لإكماله السن القانوني  وفقاً لقانون التقاعد الموحد رقم (9) لسنة 2014 , أو وفق قرار اللجنة الطبية الذي على أساسه يتم إحالة الموظف إلى التقاعد لأسباب صحية، فعليه مراجعة شعبة التقاعد والخدمة بقسم إدارة الموارد البشرية في الشركة مستصحباً معه المستمسكات الآتية:
•    شهادة الجنسية العراقية (أصل وصورة)
•    هوية الأحوال المدنية (أصل وصورة)
•    قسيمة أخر راتب (الأصل).
•    استمارة براءة الذمة (والتي يمكن الحصول عليها من قبل الشعبة ذاتها).
•    صور شخصية حديثة عدد (2) حجم ربع بوسكارت.
•    هوية الأحوال المدنية لذوي المتقاعد للمشمولين بالأعباء العائلية.

2. التقاعد عند الوفاة
عند وفاة احد الموظفين فعلى ذويه مراجعة شعبة التقاعد والخدمة في إدارة قسم الموارد البشرية مستصحبين معهم المستمسكات التالية:
•    قيد الوفاة ثلاث نسخ مصورة + (الأصلية لغرض المطابقة)
•    شهادة الوفاة ثلاث نسخ مصورة + (الأصلية لغرض المطابقة)
•    قسَّام شرعي مصدق بثلاث نسخ.
•    وكالة عامة أو خاصة مصدقة بثلاث نسخ (في حالة وجود أطفال المتوفي).
•    شهادة الجنسية العراقية (أصل وصورة)
•    هويات الأحوال المدنية لذوي المتوفي (أصل وصورة) للمشمولين بالأعباء العائلية.
•    استمارة براءة ذمة المتوفي.
•    صور شخصية للمتوفي عدد (2) حجم ربع بوسكارت.

3. التقاعد عند الاستشهاد
عند استشهاد احد الموظفين فعلى ذويه مراجعة مقر المحافظة التي يسكن فيها لاستحصال قرار التعويض منها وجلبه لغرض عرضه على اللجنة المشكلة في الشركة لهذا الغرض والتي تقوم بدورها باستحصال موافقة السيد الوزير على اعتبار وفاته بسبب الإرهاب وترفق ضمن الوثائق المطلوبة في حالة الوفاة لتحديد راتبه كشهيد.
رابعاً: الإجراءات والمستمسكات المطلوبة لإكمال معاملة الموظف المخطوف 
تستمر دائرة المخطوف بدفع كامل رواتبه إلى عائلته لمدة ستة أشهر محسوباً كسلفه قبل إكمال الضوابط المعتمدة استناداً إلى كتاب الأمانة العامة لمجلس الوزراء المرقم (ق/2/1/17/19032) في 18/11/2007 والمعمم بموجب كتاب وزارة المالية المرقم (19032) في 18/11/2007، وخلال هذه المدة يجب على عائلة المخطوف إكمال الضوابط المذكورة بالقرار فإذا انتهت تلك المدة ولم يتم إكمال الضوابط يتوقف صرف راتبه لحين استكمالها وعندئذ يستأنف صرف راتبه على وفق إحكام قرار مجلس قيادة الثورة المنحل رقم (88) لسنة 1987 وحتى ثبوت موته حقيقة او حكماً وعندها يصار الى تطبيق الإحكام التشريعية التي تمنح الحقوق التقاعدية لعياله. والمستمسكات المطلوبة هي:
‌أ.    إعلان لحالة الفقدان صادر من محكمة الأحوال الشخصية.
‌ب.    حجة بالفقدان مع نصب قيّم على المفقود عن طريق اللجوء إلى محاكم الأحوال الشخصية.
‌ج.    مراجعة ذويه دائرة رعاية القاصرين لغرض فتح اضبارة خاصة بالمفقود ويتم التخاطب مع شركتنا عن طريقها.
‌د.    نسخه من الأوراق الحقيقية مصدقة والتي ينظمها مركز الشرطة الذي وقعت جريمة الخطف ضمن منطقته.
‌ه.    تأييد بعدم مغادرة الموظف المدعي فقدانه العراق وكما يأتي :

♦  تقوم دائرة المخطوف بمفاتحة مديرية السفر للاستعلام من المطارات والمنافذ الحدودية حول ذلك مع درج المعلومات التالية: الاسم الكامل للموظف المفقود ، اسم إلام ، العنوان الكامل، رقم الجواز ان وجد.
♦   التعاون مع مطاري اربيل والسليمانية عن طريق إقليم كردستان وممثليتها في الأمانة العامة لمجلس الوزراء للتأكد من عدم مغادرة المدعي فقدانه العراق عن طريقها.
كما يتم مطالبة ذوي المختطف بمراجعة المحاكم المختصة لإصدار قرار قضائي بثبوت موته حقيقية او حكماً عند انتهاء المدد المحددة في المادة (93) من قانون رعاية القاصرين رقم (78) لسنة 1980 والذي يعد من غاب او فقد متوفي بعد مضي سنتين على إعلان فقده او مضي أربع سنوات، وهذا يعود إلى ما تقرره المحكمة المختصة استناداً إلى قرار مجلس شورى الدولة رقم (47/2009) في 6/7/2009.

ملاحظة:- أن أنجاز المعاملات التقاعدية للموظف المخطوف غير محددة بفترة زمنية معينة كون المستمسكات المطلوبة من ذويه تتطلب المصادقة من قبل المحاكم المختصة , والدوائر الأخرى, حيث لا يمكن أنجاز معاملته التقاعدية إلا بتوفر كافة المستمسكات المطلوبة أعلاه.

خامساً: إجراءات سير عمل المناقصات والطلبيات
1-    المرحلة الأولى ( الإعداد )
‌أ.    يتم إعداد دراسة جدوى اقتصادية وفنية للطلبية او المشروع المطلوب يتم المصادقة عليها من قبل رئيس جهة التعاقد او من يخوله ليتم إدراجها ضمن الخطة.
‌ب.    يتم إعداد جداول كميات مفصلة وخرائط وفق الحاجة وإحالتها إلى القسم المعني باحتساب الكلفة التخمينية واستحصال موافقة الجهات العليا على توفير التخصيص المالي وإدراجها ضمن خطة العمل السنوية.
‌ج.    بعد موافقة الجهات العليا على تنفيذ الطلبية تتم إحالتها إلى قسم العقود والمشتريات في الشركة لإعداد صيغة إعلان ليتم نشره في ثلاث صحف رسمية يومية والموقع الالكتروني الخاص بالوزارة إضافة إلى نشرها في لوحة الإعلانات في استعلامات التشكيل النفطي وهذا في حالة استخدام أسلوب الدعوة العامة في تنفيذ الطلبية.
‌د.    1) في حال استخدام أسلوب الدعوة المباشرة للمواد الاحتكارية يتم استحصال موافقة السيد وكيل الوزارة لشؤون التصفية.
2) في حال استخدام أسلوب الدعوة المباشرة لمجموعة شركات يتم استحصال موافقة السيد مدير عام الشركة في حالة كون الكلفة التخمينية ضمن صلاحيته (لحد (3) ثلاثة ملايين دولار أمريكي للطلبيات التشغيلية ولحد (10) عشرة ملايين دولار أمريكي للطلبيات الاستثمارية) وفي حالة كون الكلفة التخمينية خارج صلاحية مدير عام الشركة يتم استحصال موافقة السيد الوزير أو من ينوب عنه.
2-    المرحلة الثانية ( الإعلان واستلام العروض )
أ.  مراعاة الضوابط والتعليمات في مضمون إعلان المناقصة و الإشارة إلى :
♦   وصف موجز للمشروع أو الطلبية .
♦   تحديد المنشأ المطلوب والمواصفات .
♦   تحديد تاريخ الغلق .
♦  تحديد درجة التصنيف المطلوبة للمقاولين او المجهزين  .
♦   تقديم تأمينات أولية بقيمة (1-2%) من مبلغ التخميني.
♦   تحديد ثَمن مستندات المناقصة وإنها غير قابلة للاسترداد إلا في حالة إلغاء المناقصة .
♦   جهة التعاقد غير ملزمة بقبول أوطأ الأسعار.
♦  تحديد موقع و الجهة المسؤولة عن بيع مستندات المناقصة وموقع استلام العروض.
ب.  مراعاة الضوابط فيما يخص التعليمات المقدمة إلى المناقصين و بالأخص:
♦   المبادئ الأساسية للعقد وكيفية دفع الأجور أو المبالغ .
♦  إرفاق ما يؤيد تنفيذ الإعمال المماثلة ومن جهات حكومية حصراً.
♦  تحديد آلية احتساب الغرامات التأخيرية و مبالغها.
♦   تحديد موعد لانعقاد المؤتمر الخاص بالإجابة على استفسارات المشاركين بالمناقصة وفي موعد لا يقل عن سبعة  أيام عن تاريخ الغلق .
♦    تقديم ما يشير إلى حذف البطاقة التموينية او تقديم تعهد خطي بذلك من قبل المدير المفوض للشركة وذلك حسب كتاب الأمانة العامة لمجلس الوزراء المرقم (40251)  في 23/11/2010.
ج.  الإجراءات المتبعة في بيع وثائق المناقصة :
♦    حضور المقاول او المجهز او المدير المفوض للشركة او احد المؤسسين للشركة او الوكيل القانوني وبموجب وكالة معتمدة وإبراز ما يثبت ذلك إلى القسم المعني ببيع مستندات المناقصة .
♦    في حال نية الشركة الأجنبية التي لا تمتـــلك فرع في العـــراق الاشتـــراك في المناقصة يجب تقديم تخويل من الشركة  باسم ممثل الشركة وعلى يكون التخويل مصـــادق عليه من وزارة الخارجية ومن السفـــارة العراقيــة في دولة تلك الشركة
♦    في حال نية الشركة الحكومية الاشتراك في المناقصـــة يجب تقديــم تخويل رسمي للموظف المخول بشـــراء وثائــــق المناقصة وعلى ترفــــق نسخـــة من التخويل مع الأوليات. 
♦    يتم إعداد مذكرة من قسم العقود والمشتريات المعني ببيع مستندات المناقصة إلى القسم المالي لغرض استيفاء مبلغ الوثائق وبموجب وصل قبض .
♦   يتم تزويد المقاول او المجهز بوثائق المناقصة عند تقديم وصل القبض الصادر من القسم المالي وعلى ان يثبت توقيعه وختم الشركة او المكتب على نسخة الوصل باستلام الوثائق ويحفظ مع الأوليات .
♦   يقوم مقرر لجنة فتح العطاءات باستلام العروض ووضعها في الصندوق الخاص مع تسجيل المعلومات المطلوبة في سجل خاص مع تنظيم وصل استلام بنسختين الأولى للمقاول او المجهز والثانية يثبّت فيها ختم وتوقيع المقاول او المجهز وتحفظ مع الأوليات .

3-    المرحلة الثالثة ( فتح و تحليل العطاءات )
أ‌.    حال انتهاء موعد الغلق او بداية الدوام الرسمي لليوم الذي يليه وبموافقة رئيس جهة التعاقد او من يخوله تجتمع لجنة فتح العطاءات بكافة أعضائها ولرئيس اللجنة استكمال الغياب من الأعضاء بنفس الاختصاص وبموافقة رئيس جهة التعاقد او من يخوله .
ب‌.    فتح المجال إمام المناقصين لحضور عملية فتح العطاءات وعلى ان تكون بشكل علني و شفاف وواضح .
ت‌.    تثبيت ختم لجنة الفتح على كافة أوراق العطاءات مع تثبيت اسم وتوقيع رئيس وأعضاء لجنة الفتح على جدول الكميات المسعر المقدم من قبل المناقصين .
ث‌.    ينظم محضر خاص ويثبت اسم وتوقيع رئيس وأعضاء لجنة الفتح مع رقم وتاريخ  الأمر الإداري الخاص بتشكيل اللجنة ويشمل المعلومات الكاملة لكل عطاء وبالأخص:
♦    تاريخ تقديم العطاء .
♦    موعد نفاذ العطاء ومبلغه .
♦    المستمسكات المرفقة ومدى تغطيتها لشروط الاعلان .
♦    عدد اوراق العطاء .

ج‌.    تتم دراسة وتحليل العطاءات من قبل لجنة تحليل ودراسة العطاءات وذلك ضمن التعليمات المقدمة للمناقصين وفي حالة الحاجة إلى رأي الجهات الفنية المختصة تتم مفاتحتهم من قبل اللجنة أعلاه مع حفظ نسخة من الأوليات.

ح‌.    مراعاة الضوابط والتعليمات فيما يخص دراسة وتحليل العطاءات وبالأخص التأكد من :
♦    صحة صدور المستمسكات المطلوبة (هوية تصنيف, هوية مقاولين, تأمينات أولية).
♦    مبلغ فقرات جدول الكميات والمبلغ الكلي للعطاء المقدم وتاريخ النفاذية .

خ‌.    تنظيم جدول ومحضر خاص بلجنة تحليل ودراسة العطاءات ويتضمن أسماء الشركات ومبلغ عطاءاتهم والمطابقة الحاصل عليها مع تثبيت التوصية بالإحالة وذكر الشركة المرشحة بشكل واضح مع ذكر الأسباب .
د‌.    في حدود الصلاحيات تتم المصادقة على الإحالة من قبل رئيس جهة التعاقد او من يخوله وتحال كافة الأوليات إلى القسم المعني بالمشتريات لاستكمال الإجراءات اللاحقة .
ذ‌.    يقوم قسم العقود والمشتريات بإعلام المناقص الفائز بالإحالة مع ضرورة حضوره خلال مدة لا تتجاوز (14) يوم مع جلب التأمينات النهائية (كفالة حسن الأداء) لغرض توقيع العقد وإعلام المناقصين الآخرين بقرار الإحالة لاستلام التأمينات الأولية المقدمة من قبلهم .
ر‌.    يقوم قسم العقود والمشتريات بإعداد صيغة عقد وبالتنسيق مع القسم القانوني وقسم الرقابة الداخلية والقسم المالي في الشركة مع مراعاة تثبيت تاريخ المباشرة بتنفيذ العمل ضمن بنود العقد حيث في حالة العقود الاستيرادية يكون تاريخ المباشرة من تاريخ تفعيل الاعتماد المستندي وتبليغ المجهز بفتح الاعتماد من قبل المصرف, وفي حالة عقود المقاولات العامة تكون المباشرة عند استلام المقاول موقع العمل وبموجب محضر رسمي ليبدأ عندها احتساب مدة العقد وعلى ان يكون خلال مدة لا تتجاوز شهر واحد من توقيع العقد .

4-    المرحلة الرابعة ( مرحلة التنفيذ والانجاز )
أ. في حالة عقود التجهيز او العقود الاستيرادية تكون الإجراءات :
♦    تقديم المستندات اللازمة والمثبتة في العقد (مستندات الشحن والتأمين والتغليف ... الخ) وذلك وفق بنود العقد وشروط الاعتماد ألمستندي لغرض صرف الدفعة الأولى .
♦    تقديم شهادة المنشأ مصادق عليها من وزارة الخارجية والسفارة العراقية في تلك الدولة وفق التعليمات والضوابط .
♦    تجهيز مواد العقد وحسب موقع الاستلام المتفق عليه (CIP, CIF) وإعداد محضر من قبل لجنة استلام أولي تثبت فيه المعلومات المطلوبة .
♦    تتم مطابقة المواد المجهزة من قبل اللجنة المختصة (لجنة الفحص والمطابقة) وإعداد محضر استلام نهائي لمواد العقد وخلال المدة المحددة في العقد وعليه يتم صرف مستحقات المجهز .
♦    عند انتهاء فترة الضمان (ان وجدت) في العقد يقدم المجهز طلب لإطلاق مبلغ التأمينات النهائية وعلى ان يتم تأييده من القسم المعني بمواد العقد.


ب.  في حالة عقود المقاولات العامة تكون الإجراءات  :
♦   تتم المباشرة وفق محضر مشترك عند تسليم الموقع للمقاول وضمن المدة المحددة في العقد .
♦   يتم صرف مستحقات المقاول وفق بنود العقد ويتم عن طريق تقديم طلب بصرف سلفة من قبل المقاول مشروطة بتأييد انجاز العمل وفق المواصفات المطلوبة من قبل اللجنة المشرفة او المهندس المقيم وعلى ان تدقق أوليات السلفة من قبل قسم الرقابة الداخلية قبل إطلاق السلفة .
♦   يتم إطلاق أخر سلفة عند تأييد الانجاز واستلام العمل أوليا وذلك بموجب تأييد لجنة فنية مختصة تشكل لهذا الموضوع .
♦   يتم إطلاق مبلغ التأمينات النهائية عند انتهاء مدة الصيانة وبطلب من المقاول يتم تأييده من القسم المعني بصيانة العمل وموافقة رئيس جهة التعاقد او من يخوله و حسب الصلاحيات.

سادساً: الإجراءات المتخذة بعدم تعارض خطوط الأنابيب مع المنشآت العامة والخاصة

يمنح قسم الهندسة الدراسات في الشركة موافقة عدم تعارض خطوط الأنابيب مع المنشات التي يراد تشيدها كـ(دار سكنية – حقول دواجن – محطات تعبئة وقود أو أية منشآت أخرى).
أ‌-    المتطلبات الخاصة بالمعاملة:
1.    كتاب خطاب من جهة رسميه يطلب عدم التعارض.
2.    خارطة مثبت عليها تفاصيل القطعة والمقاطعة ومسقط عليها موقع المنشأة المطلوب.
3.    يجب أن تكون الخارطة المرسلة إلى شركتنا مشبكه بالإحداثيات الجغرافية العالمية (الدولية)  U.T.M ومختومة من قبل الجهة الصادر منها الخارطة.
4.    سند ملكية بالعقار (عدم الحاجة له في حالة أن الجهة الطالبة حكومية).
ب. الإجراءات الخاصة بانجاز المعاملة:
1.    تدقيق موقع المنشأة المطلوب والمثبت بالخارطة المرفقة مع الطلب على الخرائط المتوفرة لدينا والمثبت عليها مسارات الأنابيب النفطية وبموجب الإحداثيات ومن خلاله يتبين لنا المسافة الفعلية بين موقع المنشأة ومسارات الأنابيب.
2.     في حالة وجود المسافة المطلوبة عن الموقع المطلوب لمحرم الأنابيب النفطية تعطى الموافقة بكتاب رسمي ويسلم إلى المواطن بفترة لا تتجاوز ثلاثة ايام.
3.    في حالة كون المسافة بين موقع المنشأة ومسارات الأنابيب اقل من المحرم المطلوب تتم إجابة الجهة الطالبة بعدم الموافقة على تنفيذ المنشأة المطلوب لتعارضه مع خدمات شركتنا.
4.    أجراء الكشف ألموقعي لطلبات المواطنين (ولكافة الطلبات وبدون استثناء) للتأكد من عدم التعارض مع خدمات شركتنا ولمعرفة أخر التطورات أو التجاوزات التي تحدث على خريطة U.T.M.
 
سابعاً: الإجراءات المتخذة لتدريب طلبة الكليات والمعاهد
يقوم القسم المعني (قسم التخطيط والمتابعة/ شعبة التدريب والقوى العاملة) في هذه الشركة بنشاطات تدريب طلاب المعاهد والكليات خلال العطلة الصيفية وكما يأتي:
أ‌-    تدريب طلبة الكليات والمعاهد 
1.    إرسال كتب رسمية من الكليات والمعاهد بأسماء الطلبة المتدربين وقبل فترة مناسبة إلى الدوائر المعنية بالتدريب.
2.    تقوم الشعبة بجدولة توزيعهم على كافة مواقع الشركة وحسب الاختصاص والمحافظة.
3.    يتم توجيه الأقسام بتدريبهم عن طريق مذكرات داخلية وحسب الاختصاصات.
4.    يتم متابعة تدريبهم وتقييمهم لحين انتهاء فترة التدريب من قبل كوادر شعبة التدريب.
5.    يتم إرسال استمارات تقييمهم إلى المعاهد والكليات الدارسين فيها بموجب كتب رسمية.
ب‌-    طلبة البحوث والدراسات العليا
1.    يتم إعلامنا من قبل دائرة الدراسات والتخطيط والمتابعة / وزارة النفط عن موضوع البحث بالتنسيق مع الجامعة التي يدرس فيها طالب البحث.
2.    يقوم القسم أعلاه بالتنسيق مع الجهات المختصة بموضوع البحث في الشركة لتزويد الطالب بالمعلومات المطلوبة مع تسهيل تقديم المستلزمات المطلوبة لإنجاز البحث.
3.    يعين منسق للبحث من الشركة وذلك لمتابعة كافة الأمور المتعلقة بالموضوع مع طالب البحث مع مراجعة كافة البيانات والإحصائيات المطلوبة منه. 
4.    يقوم منسق البحث بالإشراف على بحث الطالب من الناحية العلمية وخلاصة البحث ومدى الاستفادة منه في هذه الشركة.
5.    يقوم قسم إدارة الموارد البشرية وبالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة في الشركة بتزويد مركز البحث والتطوير النفطي بالخطة البحثية السنوية للشركة ويشار إلى مواضيع بحوث الدراسات العليا المطلوب انجازها والتعاقد عليها ويتولى المركز أعلاه مهمة التنسيق مع الجامعات بهذا الخصوص.
6.    تقوم اللجنة العلمية في الشركة بالمتابعة والتنسيق بين الباحثين وهيئات وأقسام الشركة لتسهيل مهمتهم وتزويدهم بالبيانات المطلوبة على إن ينظم عقد بين الطرفين وحسب التعليمات والضوابط المركزية.
7.    يخصص مشرف ومنسق من داخل الشركة لغرض متابعة البحوث المشار لها في الفقرة السابقة وقياس مدى تقدم مراحل الانجاز فيها إضافة إلى متابعة المستحقات المالية الخاصة بها.
ت‌-    الدورات الموقعية
1.    تقوم شعبة التدريب بتنفيذ دورات موقعيه بالاعتماد على الإمكانيات الذاتية لموظفي الشركة المؤهلين أو من قبل مراكز التدريبية والجامعات العراقية حيث تقوم الشعبة بإنجاز كافة المعاملات المتعلقة بتدريب منتسبي الشركة بالدورات التي تنفذ داخل وخارج الشركة.
2.    تقوم بعض الشركات المحلية بمفاتحة الشركة لعقد الندوات لأغراض تعريفية بخدماتها ونشاطاتها , حيث تقوم شعبة التدريب بتوفير قاعة التدريب مع مستلزماتها لاستضافة الندوات أعلاه مع تبليغ منتسبي الشركة المعنيين لحضور تلك الندوات.